Form Konfirmasi Sewa adalah form lanjutan setelah calon penyewa mengisi Form Pengajuan Awal.
Jika Form Pengajuan Awal digunakan untuk menyaring calon penyewa secara cepat, maka Form Konfirmasi Sewa digunakan untuk melengkapi data dan mengirim bukti pembayaran.
Form ini biasanya digunakan setelah pengajuan awal disetujui atau setelah calon penyewa diarahkan untuk melanjutkan proses sewa.
Form ini bersifat ringan dan sederhana.
Biasanya berisi data awal seperti:
Nama
Nomor HP WhatsApp
Jenis kelamin
Pilihan kamar
Tanggal rencana masuk
Tanggal lahir
Ketentuan kost
Tujuannya adalah untuk menyaring calon penyewa terlebih dahulu.
Form ini digunakan setelah calon penyewa lebih serius untuk melanjutkan proses sewa.
Biasanya berisi:
Data diri tambahan
Upload gambar KTP
Upload foto diri
Upload bukti transfer
Catatan konfirmasi
Persetujuan ketentuan
Konfirmasi pembayaran
Tujuannya adalah agar pengelola mendapatkan data yang lebih lengkap sebelum penyewa benar-benar diterima.
Setting Form Konfirmasi Sewa digunakan untuk mengatur isi form konfirmasi.
Melalui menu ini, pengelola bisa menentukan:
Form aktif atau tidak.
Data apa saja yang ditampilkan.
Data apa saja yang wajib diisi.
Apakah calon penyewa wajib upload KTP.
Apakah calon penyewa wajib upload foto diri.
Apakah calon penyewa wajib upload bukti transfer.
Apakah ketentuan sewa ditampilkan.
Apakah calon penyewa harus menyetujui ketentuan.
Isi catatan default.
Pesan setelah submit.
Template WhatsApp ke penyewa.
Template WhatsApp ke pengelola.
Untuk membuka pengaturan ini:
Masuk ke aplikasi APPKOS.
Buka menu Pengaturan.
Pilih Setting Form Konfirmasi Sewa.
Pilih property yang ingin diatur.
Atur field dan tambahan form sesuai kebutuhan.
Atur notifikasi setelah submit.
Klik Simpan Setting.
Setiap property bisa memiliki pengaturan Form Konfirmasi Sewa yang berbeda.
Pada bagian Dasar Form, pengelola akan melihat beberapa informasi utama.
Pilih property yang ingin diatur form konfirmasinya.
Contoh:
Kost Mawar
Kost Putri Melati
Rumah Sewa Ahmad Yani
Pengaturan yang disimpan hanya berlaku untuk property yang dipilih.
Nama form adalah Form Konfirmasi Sewa.
Nama ini digunakan sebagai identitas bahwa form tersebut adalah form lanjutan untuk proses konfirmasi sewa.
Slug form mengikuti slug property.
Slug ini digunakan untuk membuat link formulir publik.
Contoh:
Jika slug property adalah kost-mawar, maka link konfirmasi akan dibuat berdasarkan slug tersebut.
Pengelola tidak perlu mengubah slug secara manual.
Jika form diaktifkan, calon penyewa bisa membuka dan mengisi Form Konfirmasi Sewa.
Jika form dinonaktifkan, form tidak bisa digunakan untuk menerima konfirmasi.
Fitur ini berguna jika:
Pengelola belum siap menerima konfirmasi.
Form masih dalam proses pengaturan.
Property sedang tidak menerima penyewa baru.
Pengelola ingin menutup sementara proses konfirmasi online.
Beberapa data selalu tampil dan wajib karena digunakan sebagai identitas utama pengajuan.
Nama lengkap calon penyewa.
Data ini digunakan untuk mencocokkan pengajuan dan konfirmasi.
Nomor WhatsApp calon penyewa.
Data ini digunakan untuk komunikasi lanjutan dan pengiriman notifikasi.
Beberapa data akan otomatis mengikuti data dari Form Pengajuan Awal.
Contohnya:
Kamar yang dipilih
Periode sewa
Jumlah periode
Tanggal rencana masuk
Data lain yang sebelumnya sudah diminta di Form Pengajuan Awal
Jika sebuah data sudah ditampilkan atau diwajibkan di Form Pengajuan Awal, maka data tersebut otomatis ikut tampil di Form Konfirmasi Sewa.
Tujuannya agar data tetap konsisten dan tidak berubah sembarangan.
Contoh:
Jika di Form Pengajuan Awal calon penyewa sudah memilih Kamar A1, maka pada Form Konfirmasi Sewa data kamar tersebut mengikuti pengajuan awal.
Pengelola bisa mengatur field tambahan yang akan muncul pada Form Konfirmasi Sewa.
Ada dua pilihan:
Jika dicentang, field tersebut akan muncul di Form Konfirmasi Sewa.
Jika dicentang, calon penyewa harus mengisi field tersebut.
Jika tidak diisi, form tidak bisa dikirim.
Jika sebuah field dibuat Wajib, maka field tersebut otomatis dianggap Tampil.
Jika field tidak ditampilkan, maka field tersebut tidak perlu diisi oleh calon penyewa.
Menampilkan data jenis kelamin calon penyewa.
Field ini biasanya sudah diisi di Form Pengajuan Awal. Jika aktif di form awal, data ini otomatis ikut tampil di Form Konfirmasi.
Menampilkan tanggal lahir calon penyewa.
Field ini berguna untuk memastikan umur penyewa sesuai ketentuan.
Menampilkan status calon penyewa.
Contoh:
Sekolah
Kuliah
Kerja
Transit
Titip barang
Rumah tangga
Alamat asal calon penyewa.
Data ini berguna untuk administrasi dan identitas penyewa.
Menampilkan status pernikahan calon penyewa.
Field ini bisa digunakan jika pengelola membutuhkan data status keluarga penyewa.
Menampilkan kota atau kabupaten asal calon penyewa.
Contoh:
Banjarmasin
Banjarbaru
Martapura
Balikpapan
Surabaya
Menampilkan asal kampus, sekolah, kantor, atau tempat kerja calon penyewa.
Field ini cocok untuk kost mahasiswa, karyawan, atau pekerja.
Menampilkan pekerjaan calon penyewa.
Contoh:
Mahasiswa
Karyawan
Wiraswasta
Guru
Perawat
Dokter
Pegawai kantor
Menampilkan nomor kontak darurat.
Kontak darurat bisa berupa:
Orang tua
Saudara
Pasangan
Wali
Teman dekat
Field ini sangat disarankan untuk diwajibkan agar pengelola memiliki nomor yang bisa dihubungi jika terjadi keadaan penting.
Menampilkan tanggal rencana masuk yang sebelumnya diajukan calon penyewa.
Data ini membantu pengelola memastikan jadwal masuk penyewa.
Menampilkan kolom catatan tambahan dari calon penyewa.
Contoh isi:
“Saya akan masuk sore hari.”
“Saya sudah transfer DP.”
“Saya ingin kamar dekat parkiran.”
“Saya akan membawa barang tanggal 15.”
Bagian Tambahan Form Konfirmasi berisi pengaturan khusus yang biasanya dibutuhkan saat calon penyewa melengkapi data.
Jika aktif, Form Konfirmasi akan menampilkan bagian untuk melengkapi data tambahan.
Fitur ini cocok digunakan jika pengelola ingin calon penyewa melengkapi informasi yang belum diisi pada Form Pengajuan Awal.
Jika tidak aktif, form konfirmasi bisa dibuat lebih sederhana.
Jika aktif, calon penyewa wajib mengupload gambar KTP.
Fitur ini berguna untuk melengkapi identitas penyewa.
Disarankan digunakan untuk proses administrasi yang lebih aman dan rapi.
Jika aktif, calon penyewa wajib mengupload foto diri.
Fitur ini membantu pengelola mengenali penyewa dan mencocokkan data dengan identitas.
Jika aktif, calon penyewa wajib mengupload bukti transfer.
Fitur ini cocok digunakan jika metode pembayaran dilakukan melalui transfer manual.
Dengan bukti transfer, pengelola bisa lebih mudah mengecek pembayaran.
Jika aktif, Form Konfirmasi akan menampilkan ketentuan sewa kepada calon penyewa.
Ketentuan ini bisa berisi aturan tambahan sebelum penyewa benar-benar diterima.
Jika aktif, calon penyewa harus menyetujui ketentuan sebelum mengirim form.
Jika tidak dicentang oleh calon penyewa, form tidak bisa dikirim.
Fitur ini penting agar penyewa menyatakan setuju terhadap aturan yang berlaku.
Pada bagian ini, pengelola bisa menulis ketentuan sewa yang ingin ditampilkan pada Form Konfirmasi.
Contoh isi ketentuan:
Data yang dikirim harus benar dan dapat dipertanggungjawabkan.
Bukti transfer akan diperiksa oleh pengelola.
Pembayaran dianggap sah setelah dikonfirmasi oleh pengelola.
Penyewa wajib mengikuti aturan kost.
Jika data tidak sesuai, pengajuan dapat dibatalkan.
Deposit mengikuti ketentuan masing-masing property.
Ketentuan ini dapat disesuaikan dengan aturan kost masing-masing.
Catatan Konfirmasi Default adalah catatan bawaan yang bisa muncul pada form konfirmasi.
Fitur ini berguna jika pengelola ingin memberikan arahan atau contoh catatan kepada calon penyewa.
Contoh:
“Silakan tulis keterangan pembayaran, nama rekening pengirim, atau informasi tambahan lainnya.”
Atau:
“Contoh: Saya sudah transfer DP dari rekening BCA atas nama Andi.”
Jika tidak diperlukan, bagian ini bisa dikosongkan.
Bagian ini digunakan untuk mengatur pesan yang muncul setelah calon penyewa berhasil mengirim Form Konfirmasi Sewa.
Contoh pesan:
“Konfirmasi sewa berhasil dikirim. Terima kasih, kami akan segera memeriksa pembayaran Anda.”
Pesan ini penting agar calon penyewa tahu bahwa data dan bukti pembayaran sudah berhasil masuk ke sistem.
Pengaturan koneksi WhatsApp/Fonnte tidak diatur di halaman ini.
Koneksi WhatsApp diatur dari menu pengaturan utama.
Pada Setting Form Konfirmasi Sewa, pengelola hanya mengatur:
Apakah WhatsApp dikirim ke penyewa.
Isi template WhatsApp untuk penyewa.
Apakah WhatsApp dikirim ke pengelola.
Isi template WhatsApp untuk pengelola.
Jika fitur ini aktif, calon penyewa akan menerima WhatsApp setelah berhasil mengirim Form Konfirmasi Sewa.
Pesan ini bisa berisi informasi bahwa konfirmasi sudah diterima dan sedang menunggu verifikasi.
Contoh pesan:
“Halo [nama_penyewa], konfirmasi sewa Anda sudah kami terima.
Kode pengajuan: [kode_pengajuan]
Properti: [nama_properti]
Kamar: [nama_kamar] [no_kamar]
Catatan: [catatan_konfirmasi]
Kami akan segera melakukan verifikasi.”
Manfaat fitur ini:
Calon penyewa merasa lebih tenang karena konfirmasinya sudah diterima.
Proses terlihat lebih profesional.
Mengurangi pertanyaan ulang seperti “Bukti transfer saya sudah masuk belum?”
Jika fitur ini aktif, pengelola akan menerima WhatsApp saat ada konfirmasi sewa masuk.
Contoh pesan:
“Ada konfirmasi sewa masuk.
Kode: [kode_pengajuan]
Nama: [nama_penyewa]
HP: [no_hp]
Properti: [nama_properti]
Kamar: [nama_kamar] [no_kamar]
Catatan: [catatan_konfirmasi]
Link detail: [link_detail_pengajuan]”
Manfaat fitur ini:
Pengelola cepat tahu ada calon penyewa yang mengirim konfirmasi.
Pengelola bisa segera mengecek bukti transfer.
Tidak perlu sering membuka dashboard untuk mengecek manual.
Proses ACC bisa lebih cepat.
Parameter template adalah kode khusus yang bisa dimasukkan ke pesan WhatsApp, ketentuan, atau notifikasi.
Nantinya kode tersebut akan otomatis berubah menjadi data asli sesuai pengajuan.
Contoh:
Jika template berisi:
“Halo [nama_penyewa], konfirmasi Anda sudah kami terima.”
Maka pesan yang diterima penyewa bisa menjadi:
“Halo Siti Aminah, konfirmasi Anda sudah kami terima.”
[kode_pengajuan]
[nama_penyewa]
[no_hp]
[jenis_kelamin]
[tanggal_lahir]
[status_penyewa]
[alamat_asal]
[asal_kota]
[instansi]
[pekerjaan]
[tanggal_masuk]
[durasi_tipe]
[durasi_nilai]
[label_periode]
[label_periode_lower]
[nama_properti]
[alamat_properti]
[tipe_hunian]
[nama_kamar]
[no_kamar]
[catatan_konfirmasi]
[nama_pengelola]
[hp_pengelola]
[link_detail_pengajuan]
[tanggal_submit]
[tanggal_konfirmasi]
Gunakan parameter ini agar pesan terlihat otomatis dan personal.
Pada halaman Setting Form Konfirmasi Sewa, sistem menyediakan contoh link formulir publik.
Link ini bisa digunakan untuk membuka Form Konfirmasi Sewa.
Pengelola bisa:
Melihat formulir
Membuka formulir di halaman baru
Menyalin link formulir
Link ini dapat dikirim kepada calon penyewa yang sudah melewati tahap pengajuan awal.
Namun dalam praktiknya, link konfirmasi biasanya diberikan setelah calon penyewa melakukan pengajuan dan pengelola menyetujui proses lanjutannya.
Berikut contoh alur yang umum digunakan:
Calon penyewa mengisi Form Pengajuan Awal.
Pengelola menerima pengajuan.
Pengelola mengecek data calon penyewa.
Jika sesuai, pengelola menyetujui pengajuan.
Calon penyewa diarahkan ke Form Konfirmasi Sewa.
Calon penyewa melengkapi data tambahan.
Calon penyewa upload KTP, foto diri, dan bukti transfer jika diwajibkan.
Calon penyewa menyetujui ketentuan sewa.
Calon penyewa mengirim Form Konfirmasi.
Penyewa menerima WhatsApp bahwa konfirmasi sudah diterima.
Pengelola menerima WhatsApp bahwa ada konfirmasi masuk.
Pengelola mengecek detail dan bukti pembayaran.
Jika sesuai, pengelola memproses penyewa sesuai alur APPKOS.
Disarankan:
Wajibkan bukti transfer.
Aktifkan kirim WhatsApp ke pengelola.
Aktifkan kirim WhatsApp ke penyewa.
Tampilkan ketentuan sewa.
Penyewa harus setuju ketentuan.
Gunakan catatan konfirmasi default untuk meminta nama rekening pengirim.
Contoh catatan:
“Tulis nama rekening pengirim dan nominal transfer agar mudah dicek.”
Disarankan:
Wajibkan gambar KTP.
Wajibkan foto diri.
Wajibkan kontak darurat.
Tampilkan alamat asal.
Tampilkan asal kota.
Tampilkan pekerjaan atau instansi.
Penyewa harus setuju ketentuan.
Disarankan:
Tampilkan instansi/kampus.
Tampilkan asal kota.
Wajibkan kontak darurat.
Wajibkan KTP atau kartu identitas jika diperlukan.
Aktifkan WhatsApp ke pengelola.
Disarankan:
Tampilkan pekerjaan.
Tampilkan tempat kerja.
Wajibkan kontak darurat.
Wajibkan gambar KTP.
Wajibkan bukti transfer.
Tampilkan ketentuan sewa.
Disarankan:
Tampilkan hanya data yang penting.
Wajibkan bukti transfer saja jika pembayaran manual.
Tidak perlu mewajibkan terlalu banyak field.
Tetap aktifkan WhatsApp ke pengelola agar konfirmasi cepat diketahui.
Jangan terlalu banyak mewajibkan data jika tidak benar-benar dibutuhkan.
Untuk keamanan administrasi, KTP dan kontak darurat sebaiknya diminta.
Untuk pembayaran manual, bukti transfer sebaiknya diwajibkan.
Gunakan template WhatsApp yang singkat dan jelas.
Aktifkan WhatsApp ke pengelola agar tidak terlambat memproses konfirmasi.
Gunakan ketentuan sewa agar calon penyewa memahami aturan sebelum diterima.
Cek kembali setting setiap property karena setiap property bisa berbeda kebutuhan.
Setting Form Konfirmasi Sewa digunakan untuk mengatur tahap lanjutan setelah calon penyewa mengajukan sewa.
Form ini membantu pengelola mengumpulkan data yang lebih lengkap, seperti:
Data diri tambahan
KTP
Foto diri
Bukti transfer
Catatan konfirmasi
Persetujuan ketentuan
Notifikasi WhatsApp
Dengan Form Konfirmasi Sewa, proses penerimaan penyewa menjadi lebih rapi, aman, dan mudah dipantau.
Form Pengajuan Awal digunakan untuk menyaring calon penyewa secara cepat, sedangkan Form Konfirmasi Sewa digunakan untuk melengkapi data dan memastikan calon penyewa siap melanjutkan proses sewa.